Планирование "сверху вниз"

Итак, Вы сформировали годовой план работы, основанный на «бюджете времени». Все Ваши проекты распределены по отдельным месяцам. Теперь нужно продолжить движение «сверху вниз»: от месяцев — к неделям и дням.

Как это выглядит на практике? Начинается очередной месяц, допустим, январь. Вы берете листочек (или открываете файл) с годовым планом и смотрите, какая работа запланирована на этот месяц. Потом берете календарь и составляете план труда и отдыха в январе. В идеале это должен быть график 5/2, но идеальный вариант получается далеко не всегда. Желательно, однако, чтобы Ваш месяц состоял из «рабочих недель», между которыми — выходные. Число этих «недель» (пишу в кавычках, поскольку они не обязательно совпадают с календарными неделями), скорее всего, будет равняться четырем или пяти.

Теперь нужно распределить месячный объем работы между этими неделями. Начинаем с «фиксированной» работы — той, которая уже связана с конкретными датами. Например, в определенный день предстоит принимать экзамен, а в последних числах месяца лететь в командировку. Потом, исходя из оставшегося в рамках каждой «недели» свободного времени, распределяем «плавающую» работу. Например, в январе планируется написать научную статью. Эта работа делится на определенные стадии, каждая из которых привязывается к конкретной «неделе».

Та же самая процедура повторяется и применительно к каждой конкретной «неделе». Перед началом «недели» объем работы распределяется по дням, так, чтобы на каждый день у Вас был четкий план. Естественно, не надо пытаться составить план на каждый из 365 дней в начале года, это попросту глупо. План на год с разбивкой по месяцам составляется перед началом года, на неделю — перед началом месяца, на день — перед началом недели.

Все просто? Как бы не так! Гладко было на бумаге, да забыли про овраги. На Вашем пути Вам встретится куча неожиданностей, приятных и не очень. Начальство поручит сверхурочную работу. Откроется внезапная возможность поучаствовать в интересном проекте. И так далее, и тому подобное. Все эти неожиданности превратят Ваши планы в кучу исписанной бумаги.

Или не превратят? Зависит от того, сможете ли Вы создать эффективную петлю обратной связи в рамках планирования. Планы — это не священные тексты, они могут (и должны!) оперативно корректироваться при появлении новых обстоятельств. Допустим, на Вас свалился тот самый интересный и крайне важный для Вашей карьеры проект. Не нужно от него отказываться на том основании, что его не было в Ваших планах. Но сами планы нужно тщательно проанализировать и пересмотреть: за счет чего выделить время на проект? Что можно перенести на более поздний срок? От чего придется совсем отказаться в этом году?

В конце каждого дня, каждой «недели», каждого месяца нужно подводить итог — удалось ли выполнить намеченное. Если нет — нужно корректировать план на следующий период. Не надо тешить себя иллюзиями типа «в январе я ничего не успел, но в феврале поднатужусь и сделаю все за оба месяца!» Не поднатужитесь. А если и поднатужитесь, то такой ценой, что март снова будет провальным. Обратная связь между различными уровнями для того и существует, чтобы не допускать постоянного стресса и помочь Вам реалистично оценивать свои возможности.

Ежедневное планирование, ежедневные итоги — все это выглядит на первый взгляд очень громоздко. На самом деле, на это нужно минут десять в день (и чуть больше перед началом более крупных периодов). Польза же поистине огромна. Планирование «сверху вниз» с механизмами обратной связи позволяет избежать широко распространенных ситуаций типа:

— «Год большой, все успею» (и в конечном счете ничего не успеваем)
— «Полежу два дня на диване, времени еще много» (четкие планы как раз показывают, что два лишних дня на диване могут обрушить план месячной работы и аукнуться в рамках всего года)
— «Ой, возьмусь еще за эту работу, я обязательно напрягусь и все сделаю» (не сделаете, ресурсы ограничены, а если не выбирать приоритеты, есть риск не успеть самое важное)

Планирование учит крайне бережно и рационально относиться к своему времени, концентрировать силы на главном и не разбрасываться на мелочи. Естественно, оно требует дисциплины — но одновременно помогает ее воспитывать. И в этом тоже его польза.