Ученый с календарем, или рассказ о необходимости планирования

Сначала я хотел назвать этот текст «О важности планирования» или «О пользе планирования». Потом передумал. Потому что для всех, в чьей жизни присутствуют долго- и среднесрочные проекты, выполняемые не за один день, планирование не просто важно. Оно необходимо. В первую очередь речь идет о представителях творческих профессий, работниках умственного труда. В том числе об ученых. Хотя, наверное, и всех остальных это тоже касается.

Планирование необходимо для того, чтобы Ваша работа выполнялась в срок, а за ее результаты Вам не было стыдно. Наверное, существуют люди, которым все это удается без всякого планирования. Но гораздо чаще мне встречаются те, кто хронически задерживает рукописи, пытается успеть все в последний момент и в итоге ничего толком не успевает.

К планированию часто относятся как к теоретически полезной, но скучной и не особенно нужной процедуре. К тому же достаточно часто прекрасный план не выдерживает столкновения с суровой реальностью – и его автор вместо того, чтобы учесть ошибки и внести коррективы, просто отказывается от составления планов. "- Я так много читал о вреде курения, что в конце концов бросил. – Курить? – Нет, читать".

Между тем, при правильном использовании этого инструмента планирование способно творить чудеса, значительно повышая Вашу производительность и позволяя добиваться успеха. Причем делать для этого ничего не нужно – главное (и самое сложное) заключается в том, чтобы составлять адекватные планы, основанные на Ваших реальных ресурсах, а не строить воздушные замки.

Чтобы проиллюстрировать свой тезис и показать, как это все работает, расскажу историю двух молодых преподавателей. Назовем их Петей и Васей.

Итак, утром 1 февраля, в понедельник, Петя и Вася обнаружили в своих электронных почтовых ящиках письмо с предложением написать статью в авторитетный научный журнал. Текст статьи должен был быть готов к 1 марта, ровно через месяц. Естественно, оба они с радостью ухватились за эту возможность и придумали темы своих статей. А дальше каждый пошел своей дорогой.

Петя, привыкший все планировать, задумчиво посмотрел на свой рабочий график. Он был довольно плотным, нагрузка в весеннем семестре оказалась большой. Получалось, что для написания статьи он мог выделить только вторую половину дня вторника и вторую половину дня четверга на каждой неделе. Поскольку недель впереди было четыре, Петя прикинул общий объем работы, которую нужно выполнить для написания статьи, и разделил ее на четыре примерно равные части. Разумеется, в таком деле заранее нельзя точно знать, сколько времени тебе потребуется. Но это была далеко не первая статья, которую писал Петя, и приблизительные масштабы затрат он себе представлял.

Вася считал планирование бессмысленным занятием для педантов. Поэтому никакой график он составлять не стал. В феврале у него, как и у Пети, много работы, но ведь впереди еще целый месяц! В конце концов, он выкроит время.

6 февраля, суббота. Петя подводил итоги недели. Посмотрев на план написания статьи, он обнаружил, что отстает от графика. Конечно, он мог махнуть на это рукой, сказав себе, что наверстает потом. Но Петя прекрасно знал, что отставание имеет свойство накапливаться, если его в основе – нехватка времени. Кроме того, он понимал, что планирование – гибкий инструмент, и планы можно (и нужно!) корректировать в зависимости от получаемых результатов. Это называется «петлей обратной связи» — Вы постоянно мониторите выполнение Вашего плана и при необходимости вносите в него поправки, чтобы сделать более реалистичным, а значит, эффективным.

У Пети было два варианта. Первый – сократить объемы работы, например, сузив тему статьи. Второй – найти дополнительные ресурсы. После непростых размышлений Петя решил пойти по второму пути. Если рано вставать в субботу, а ряд мелких дел перекинуть на пятницу, то вся первая половина субботнего дня будет в его распоряжении.

Вася ни о чем не думал. Он с головой погрузился в другую работу – ведь февраль только начался!
Обратите внимание: Вася еще не начал работать, а Петя уже не только сделал первые шаги, но и получил представление о том, сколько времени ему придется реально затратить на то, чтобы написать статью.

13 февраля, суббота. Прошла еще неделя. Петя подводит итоги и с удовлетворением обнаруживает, что отставание от графика не выросло (хотя и не исчезло полностью). Значит, он нашел нужный темп. Вася пару раз за неделю вспомнил о том, что нужно писать статью, но ведь еще только середина месяца, и все время находятся более срочные дела.

20 февраля, суббота. У Пети написано уже больше половины статьи. У Васи в голове звучат тревожные сигналы – срок приближается! Один раз он даже сел за работу, но скоро отвлекся на какой-то срочный запрос с факультета. Однако теперь времени не остается совсем, и Вася уверен, что большую часть предстоящей недели будет плотно работать над статьей.

24 февраля, четверг. Петя смотрит на проделанную работу и понимает, что немного не успевает. Возникли непредвиденные задержки. В итоге статья почти готова, но для ее завершения нескольких утренних часов субботы мало. Петя принимает стратегическое решение: работать над статьей все предстоящие выходные.

Вася с понедельника честно пытается сесть за статью, но лекции и семинары никуда не исчезли, к ним нужно готовиться, и работать удается урывками. К четвергу он находится в состоянии, близком к панике, но успокаивает себя тем, что будет работать все предстоящие выходные и точно справится.

1 марта, понедельник. Петя закончил статью примерно в 16:00 воскресенья, отправил ее издателю и остаток вечера смотрел свои любимые фильмы.

Вася встретил утро понедельника с воспаленными глазами. Он сел за работу два дня назад и с ужасом обнаружил, что сделать нужно гораздо больше, чем он может успеть. Вася принял решение работать ночами, но это привело только к снижению качества результата. Теперь у Васи есть сырой, некачественный текст и три варианта действий:
— Отправить то, что получилось, испытывая чувство стыда и готовясь получить отказ в публикации.
— Написать издателю письмо со слезной просьбой сдвинуть срок хотя бы на неделю. Даже если издатель пойдет навстречу, Вася будет дорабатывать статью ценой откладывания других дел, и его «задолженности» будут в итоге расти, как снежный ком. Да и качество текста, скорее всего, всерьез не улучшится.
— Отказаться от публикации. В итоге бессонные ночи и пропавшие выходные оказываются совершенно бессмысленными.

Если бы Вася умел планировать, он еще в начале февраля построил бы работу таким образом, чтобы все успеть, при необходимости отменив какие-то другие, менее важные дела. А если отменить другие дела невозможно, а времени на статью просто нет – сразу отказался бы от идеи написать ее, не тратя время, силы и нервы на бесплодные попытки и душевные терзания. Но Вася не любит планировать, и поэтому произошедшая с ним история будет повторяться снова и снова.